Der Horror der Bestätigungse-Mail: Warum sie oft nicht hilft, wenn du Hilfe benötigst.
Die Anfragen und die Antwort
Wir alle kennen es schon einmal erlebt haben: Du sendest eine E-Mail an eine Firma oder einen Dienstleister mit einer konkreten Frage oder Problembeschreibung. Nach einigen Tagen erhältst du endlich eine Antwort – aber stattdessen wird dir einfach nur bestätigt, dass man deine E-Mail erhalten hat und du bald kontaktiert wirst.
Ein System ohne Verantwortung
Diese Bestätigungse-Mails sind oft der Auftakt zu einem langen und frustrierenden Prozess. Sie deuten darauf hin, dass die Firma oder das Unternehmen nicht playfinacasino registrierung bereit ist, sich um deine Frage zu kümmern, sondern einfach nur so tut, als würde man dir helfen wollen.
Aber warum verhalten sie sich auf diese Weise? Ist es eine Möglichkeit, Zeit zu gewinnen und abzuschieben, bis du dich aus der Sache wieder zurückziehst?
Die Ursachen für dieses Verhalten
Es gibt mehrere Gründe, warum Unternehmen oft keine konkreten Antworten geben oder stattdessen nur Bestätigungse-Mails senden.
Einer dieser Gründe ist sicherlich das mangelnde Interesse an einer fairen und effektiven Kommunikation. Manchmal möchte man nicht einmal eine Antwort geben, sondern einfach nur den Aufwand für einen Fall vermehren, um die Kunden abzuschrecken oder zu überfordern.
Ein weiterer Grund könnte darin bestehen, dass Unternehmen versuchen, so viel wie möglich durch Automatismus und Standardantworten zu bewältigen. Dies erleichtert ihnen tatsächlich den Aufwand bei der Handhabung von Anfragen, aber sie müssen dabei nicht einmal den Finger rühren.
Aber warum gibt es solche E-Mail-Systeme überhaupt? Was steckt hinter dieser Verhaltensweise?
Die Marketingstrategie
Einige Unternehmen nutzen Bestätigungse-Mails sogar als Teil ihrer Marketingstrategie. Durch die Versendung von Standardantworten können sie Kunden in eine bestimmte Richtung lenken, wie z.B. zu einer bestimmten Seite oder einem bestimmten Angebot.
Indem man immer dieselbe Antwort gibt, kann man sich so einen Eindruck der Interessen und Probleme seines Publikums verschaffen – aber was ist dabei mit dem Einzelnen? Werden die individuellen Bedürfnisse berücksichtigt?
Die langfristigen Auswirkungen
Der Langzeiteffekt von solchen Strategien kann katastrophal sein. Wenn ein Unternehmen nur Standardantworten gibt und sich nicht um die Probleme des Kunden kümmert, wird dieser letztendlich verstimmt oder gar zum Gegner der Firma.
Es ist wichtig zu beachten, dass diese Strategie keine positive Erfahrung für den Käufer hinterlässt, sondern oft sogar nachhaltig negative Folgen hat. Das kann man aus verschiedenen Studien ablesen, in denen Kunden ihre Vertrauen in einen Markeninhaber stark beeinflusst wird durch die Antwort darauf.
Die wichtigsten Faktoren
Bei der Kommunikation zwischen Unternehmen und seinen Partnern ist es entscheidend zu wissen, wie genau diese Faktoren funktionieren. Es geht darum herauszufinden, welche Fragen zu stellen sind – und was sie bedeutet für das allgemeine Verständnis.
Beispiele von Bestätigungse-Mails
Hier noch einige Beispielfälle von solchen E-Mail-Kommunikation:
Ein Kunde schreibt an eine Bank, weil er wissen will, ob es bei der Übertragung seines Geldes Probleme gab. Die Antwort lautet: "Wir haben Ihre Bestätigung erhalten." Eine Woche später muss sich der Kunde nachfragen und wird dann informiert, dass das Geld schon auf seinem Sparkonto war – er hatte also keine Ansprüche mehr.
Oder eine Person hat ein Problem mit einer Ware, die falsch angeliefert wurde. Die Antwort lautet: "Wir haben Ihre Beschwerde erhalten." Vier Tage später erhält man eine weitere Bestätigungse-Mail und muss sich selbst um das Problem kümmern.
Die wichtigste Lektion
Es gibt also einige klare Hinweise darauf, warum diese Strategien so erfolgreich sind – sie schadet aber weder der Gesellschaft noch den Unternehmen in einer langfristigen Perspektive. In manchen Fällen ist es gar nicht mal das schlechte Verhalten des Unternehmens selbst, sondern nur dessen Mangel an Effektivität bei der Kommunikation.
Fazit
Die Antwort auf eine Bestätigungse-Mail kann oft als Erfolg gelten, aber sie bringt keine Lösungen. Wenn du also einen wichtigen Fall hast und um Hilfe bittest, achte darauf zu vermeiden E-Mails mit nur Standardantworten oder gar keiner Antwort.
Bei Bedarf empfehle ich es dir, ein neues Gespräch damit aufzunehmen – oder in die Zukunft zu schauen.